Data processing agreement

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Clauses contractuelles types
ANNEXE I — Liste des parties
ANNEXE II — Description du traitement
ANNEXE III — Mesures techniques et organisationnelles
ANNEXE IV — Liste de sous-traitants ultérieurs

Ce contrat est l'annexe des conditions générales de vente de Kedalia. Il s'applique dès que le client confie à Kedalia des données à caractère personnel : celles de ses applications, de ses conversations avec l'assistant et des mails que ses applications envoient.

Ce qu'il ne couvre pas. Kedalia traite pour son propre compte les comptes de connexion des utilisateurs du client (nom, adresse e-mail, téléphone, mot de passe haché, langue), les factures et les demandes adressées par le formulaire de contact. Kedalia en est responsable de traitement : c'est la politique de confidentialité qui en parle, pas ce contrat.

D'où vient le texte. Les sections I à III ci-dessous sont les clauses contractuelles types de la Commission européenne, décision d'exécution (UE) 2021/915 du 4 juin 2021 (JO L 199 du 7.6.2021, p. 18). L'article 28, paragraphe 6, du RGPD permet de fonder le contrat sur ces clauses. Elles sont reproduites à l'identique depuis le Journal officiel, à trois exceptions près, qui sont les choix qu'elles prévoient :

les options qui visent le règlement (UE) 2016/679 (le RGPD), puisque ni Kedalia ni ses clients ne sont des institutions de l'Union ;
à la clause 7.7, l'option 2 (autorisation écrite générale des sous-traitants ultérieurs), avec un préavis de trente jours ;
la clause 5 (clause d'amarrage), facultative, n'est pas retenue.

Clauses contractuelles types

SECTION I

Clause 1 — Objet et champ d’application

a) Les présentes clauses contractuelles types (ci-après les «clauses») ont pour objet de garantir la conformité avec l’article 28, paragraphes 3 et 4, du règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données, et abrogeant la directive 95/46/CE (règlement général sur la protection des données).
b) Les responsables du traitement et les sous-traitants énumérés à l’annexe I ont accepté ces clauses afin de garantir le respect des dispositions de l’article 28, paragraphes 3 et 4, du règlement (UE) 2016/679 et/ou des dispositions de l’article 29, paragraphes 3 et 4, du règlement (UE) 2018/1725.
c) Les présentes clauses s’appliquent au traitement des données à caractère personnel tel que décrit à l’annexe II.
d) Les annexes I à IV font partie intégrante des clauses.
e) Les présentes clauses sont sans préjudice des obligations auxquelles le responsable du traitement est soumis en vertu du règlement (UE) 2016/679 et/ou du règlement (UE) 2018/1725.
f) Les clauses ne suffisent pas à elles seules pour assurer le respect des obligations relatives aux transferts internationaux conformément au chapitre V du règlement (UE) 2016/679 et/ou du règlement (UE) 2018/1725.

Clause 2 — Invariabilité des clauses

a) Les parties s’engagent à ne pas modifier les clauses, sauf en ce qui concerne l’ajout d’informations aux annexes ou la mise à jour des informations qui y figurent.
b) Les parties ne sont pour autant pas empêchées d’inclure les clauses contractuelles types définies dans les présentes clauses dans un contrat plus large, ni d’ajouter d’autres clauses ou des garanties supplémentaires, à condition que celles-ci ne contredisent pas, directement ou indirectement, les clauses ou qu’elles ne portent pas atteinte aux libertés et droits fondamentaux des personnes concernées.

Clause 3 — Interprétation

a) Lorsque des termes définis respectivement dans le règlement (UE) 2016/679 ou dans le règlement (UE) 2018/1725 figurent dans les clauses, ils s’entendent comme dans le règlement en question.
b) Les présentes clauses doivent être lues et interprétées à la lumière des dispositions du règlement (UE) 2016/679 et du règlement (UE) 2018/1725 respectivement.
c) Les présentes clauses ne doivent pas être interprétées d’une manière contraire aux droits et obligations prévus par le règlement (UE) 2016/679 / le règlement (UE) 2018/1725 ou d’une manière qui porte atteinte aux libertés ou droits fondamentaux des personnes concernées.

Clause 4 — Hiérarchie

En cas de contradiction entre les présentes clauses et les dispositions des accords connexes qui existent entre les parties au moment où les présentes clauses sont convenues ou qui sont conclus ultérieurement, les présentes clauses prévaudront.

SECTION II — Obligations des parties

Clause 6 — Description du ou des traitements

Les détails des opérations de traitement, et notamment les catégories de données à caractère personnel et les finalités du traitement pour lesquelles les données à caractère personnel sont traitées pour le compte du responsable du traitement, sont précisés à l’annexe II.

Clause 7 — Obligations des parties

7.1. Instructions

a) Le sous-traitant ne traite les données à caractère personnel que sur instruction documentée du responsable du traitement, à moins qu’il ne soit tenu d’y procéder en vertu du droit de l’Union ou du droit de l’État membre auquel il est soumis. Dans ce cas, le sous-traitant informe le responsable du traitement de cette obligation juridique avant le traitement, sauf si la loi le lui interdit pour des motifs importants d’intérêt public. Des instructions peuvent également être données ultérieurement par le responsable du traitement pendant toute la durée du traitement des données à caractère personnel. Ces instructions doivent toujours être documentées.
b) Le sous-traitant informe immédiatement le responsable du traitement si, selon lui, une instruction donnée par le responsable du traitement constitue une violation du règlement (UE) 2016/679 / du règlement (UE) 2018/1725 ou d'autres dispositions du droit de l'Union ou du droit des États membres relatives à la protection des données.

7.2. Limitation de la finalité

Le sous-traitant traite les données à caractère personnel uniquement pour la ou les finalités spécifiques du traitement, telles que définies à l’annexe II, sauf instruction complémentaire du responsable du traitement.

7.3. Durée du traitement des données à caractère personnel

Le traitement par le sous-traitant n’a lieu que pendant la durée précisée à l’annexe II.

7.4. Sécurité du traitement

a) Le sous-traitant met au moins en œuvre les mesures techniques et organisationnelles précisées à l’annexe III pour assurer la sécurité des données à caractère personnel. Figure parmi ces mesures la protection des données contre toute violation de la sécurité entraînant, de manière accidentelle ou illicite, la destruction, la perte, l'altération, la divulgation non autorisée de données à caractère personnel ou l'accès non autorisé à de telles données (violation de données à caractère personnel). Lors de l’évaluation du niveau de sécurité approprié, les parties tiennent dûment compte de l'état des connaissances, des coûts de mise en œuvre et de la nature, de la portée, du contexte et des finalités du traitement, ainsi que des risques pour les personnes concernées.
b) Le sous-traitant n’accorde aux membres de son personnel l’accès aux données à caractère personnel faisant l’objet du traitement que dans la mesure strictement nécessaire à l’exécution, à la gestion et au suivi du contrat. Le sous-traitant veille à ce que les personnes autorisées à traiter les données à caractère personnel s'engagent à respecter la confidentialité ou soient soumises à une obligation légale appropriée de confidentialité.

7.5. Données sensibles

Si le traitement porte sur des données à caractère personnel révélant l'origine raciale ou ethnique, les opinions politiques, les convictions religieuses ou philosophiques ou l'appartenance syndicale, ainsi que des données génétiques ou des données biométriques aux fins d'identifier une personne physique de manière unique, des données concernant la santé ou des données concernant la vie sexuelle ou l'orientation sexuelle d'une personne physique, ou des données relatives aux condamnations pénales et aux infractions («données sensibles»), le sous-traitant applique des limitations spécifiques et/ou des garanties supplémentaires.

7.6. Documentation et conformité

a) Les parties doivent pouvoir démontrer la conformité avec les présentes clauses.
b) Le sous-traitant traite de manière rapide et adéquate les demandes du responsable du traitement concernant le traitement des données conformément aux présentes clauses.
c) Le sous-traitant met à la disposition du responsable du traitement toutes les informations nécessaires pour démontrer le respect des obligations énoncées dans les présentes clauses et découlant directement du règlement (UE) 2016/679 et/ou du règlement (UE) 2018/1725. À la demande du responsable du traitement, le sous-traitant permet également la réalisation d’audits des activités de traitement couvertes par les présentes clauses et y contribue, à intervalles raisonnables ou en présence d’indices de non-conformité. Lorsqu’il décide d’un examen ou d’un audit, le responsable du traitement peut tenir compte des certifications pertinentes en possession du sous-traitant.
d) Le responsable du traitement peut décider de procéder lui-même à l’audit ou de mandater un auditeur indépendant. Les audits peuvent également comprendre des inspections dans les locaux ou les installations physiques du sous-traitant et sont, le cas échéant, effectués moyennant un préavis raisonnable.
e) Les parties mettent à la disposition de l’autorité de contrôle compétente/des autorités de contrôle compétentes, dès que celles-ci en font la demande, les informations énoncées dans la présente clause, y compris les résultats de tout audit.

7.7. Recours à des sous-traitants ultérieurs

a) AUTORISATION ÉCRITE GÉNÉRALE: le sous-traitant dispose de l’autorisation générale du responsable du traitement pour ce qui est du recrutement de sous-traitants ultérieurs sur la base d’une liste convenue. Le sous-traitant informe spécifiquement par écrit le responsable du traitement de tout projet de modification de cette liste par l’ajout ou le remplacement de sous-traitants ultérieurs au moins trente (30) jours à l’avance, donnant ainsi au responsable du traitement suffisamment de temps pour pouvoir s’opposer à ces changements avant le recrutement du ou des sous-traitants ultérieurs concernés. Le sous-traitant fournit au responsable du traitement les informations nécessaires pour lui permettre d’exercer son droit d’opposition.
b) Lorsque le sous-traitant recrute un sous-traitant ultérieur pour mener des activités de traitement spécifiques (pour le compte du responsable du traitement), il le fait au moyen d’un contrat qui impose au sous-traitant ultérieur, en substance, les mêmes obligations en matière de protection des données que celles imposées au sous-traitant en vertu des présentes clauses. Le sous-traitant veille à ce que le sous-traitant ultérieur respecte les obligations auxquelles il est lui-même soumis en vertu des présentes clauses et du règlement (UE) 2016/679 et/ou du règlement (UE) 2018/1725.
c) À la demande du responsable du traitement, le sous-traitant lui fournit une copie de ce contrat conclu avec le sous-traitant ultérieur et de toute modification qui y est apportée ultérieurement. Dans la mesure nécessaire à la protection des secrets d’affaires ou d’autres informations confidentielles, y compris les données à caractère personnel, le sous-traitant peut expurger le texte du contrat avant d’en diffuser une copie.
d) Le sous-traitant demeure pleinement responsable, à l’égard du responsable du traitement, de l’exécution des obligations du sous-traitant ultérieur conformément au contrat conclu avec le sous-traitant ultérieur. Le sous-traitant informe le responsable du traitement de tout manquement du sous-traitant ultérieur à ses obligations contractuelles.
e) Le sous-traitant convient avec le sous-traitant ultérieur d’une clause du tiers bénéficiaire selon laquelle — dans le cas où le sous-traitant a matériellement disparu, a cessé d’exister en droit ou est devenu insolvable — le responsable du traitement a le droit de résilier le contrat conclu avec le sous-traitant ultérieur et de donner instruction au sous-traitant ultérieur d’effacer ou de renvoyer les données à caractère personnel.

7.8. Transferts internationaux

a) Tout transfert de données vers un pays tiers ou une organisation internationale par le sous-traitant n’est effectué que sur la base d’instructions documentées du responsable du traitement ou afin de satisfaire à une exigence spécifique du droit de l’Union ou du droit de l’État membre à laquelle le sous-traitant est soumis et s’effectue conformément au chapitre V du règlement (UE) 2016/679 ou du règlement (UE) 2018/1725.
b) Le responsable du traitement convient que lorsque le sous-traitant recrute un sous-traitant ultérieur conformément à la clause 7.7 pour mener des activités de traitement spécifiques (pour le compte du responsable du traitement) et que ces activités de traitement impliquent un transfert de données à caractère personnel au sens du chapitre V du règlement (UE) 2016/679, le sous-traitant et le sous-traitant ultérieur peuvent garantir le respect du chapitre V du règlement (UE) 2016/679 en utilisant les clauses contractuelles types adoptées par la Commission sur la base de l’article 46, paragraphe 2, du règlement (UE) 2016/679, pour autant que les conditions d’utilisation de ces clauses contractuelles types soient remplies.

Clause 8 — Assistance au responsable du traitement

a) Le sous-traitant informe sans délai le responsable du traitement de toute demande qu’il a reçue de la part de la personne concernée. Il ne donne pas lui-même suite à cette demande, à moins que le responsable du traitement des données ne l’y ait autorisé.
b) Le sous-traitant prête assistance au responsable du traitement pour ce qui est de remplir l’obligation qui lui incombe de répondre aux demandes des personnes concernées d’exercer leurs droits, en tenant compte de la nature du traitement. Dans l’exécution de ses obligations conformément aux points a) et b), le sous-traitant se conforme aux instructions du responsable du traitement.
c) Outre l’obligation incombant au sous-traitant d’assister le responsable du traitement en vertu de la clause 8, point b), le sous-traitant aide en outre le responsable du traitement à garantir le respect des obligations suivantes, compte tenu de la nature du traitement et des informations dont dispose le sous-traitant:
- 1) l’obligation de procéder à une évaluation de l’incidence des opérations de traitement envisagées sur la protection des données à caractère personnel («analyse d’impact relative à la protection des données») lorsqu’un type de traitement est susceptible de présenter un risque élevé pour les droits et libertés des personnes physiques;
- 2) l’obligation de consulter l'autorité de contrôle compétente/les autorités de contrôle compétentes préalablement au traitement lorsqu'une analyse d'impact relative à la protection des données indique que le traitement présenterait un risque élevé si le responsable du traitement ne prenait pas de mesures pour atténuer le risque;
- 3) l’obligation de veiller à ce que les données à caractère personnel soient exactes et à jour, en informant sans délai le responsable du traitement si le sous-traitant apprend que les données à caractère personnel qu’il traite sont inexactes ou sont devenues obsolètes;
- 4) les obligations prévues à l’article 32 du règlement (UE) 2016/679.
d) Les parties définissent à l’annexe III les mesures techniques et organisationnelles appropriées par lesquelles le sous-traitant est tenu de prêter assistance au responsable du traitement dans l’application de la présente clause, ainsi que la portée et l’étendue de l’assistance requise.

Clause 9 — Notification de violations de données à caractère personnel

En cas de violation de données à caractère personnel, le sous-traitant coopère avec le responsable du traitement et lui prête assistance aux fins de la mise en conformité avec les obligations qui lui incombent en vertu des articles 33 et 34 du règlement (UE) 2016/679 ou des articles 34 et 35 du règlement (UE) 2018/1725, selon celui qui est applicable, en tenant compte de la nature du traitement et des informations dont dispose le sous-traitant.

9.1. Violation de données en rapport avec des données traitées par le responsable du traitement

En cas de violation de données à caractère personnel en rapport avec des données traitées par le responsable du traitement, le sous-traitant prête assistance au responsable du traitement:

a) aux fins de la notification de la violation de données à caractère personnel à l’autorité de contrôle compétente/aux autorités de contrôle compétentes, dans les meilleurs délais après que le responsable du traitement en a eu connaissance, le cas échéant (sauf si la violation de données à caractère personnel est peu susceptible d'engendrer un risque pour les droits et libertés des personnes physiques);
b) aux fins de l’obtention des informations suivantes qui, conformément à l’article 33, paragraphe 3, du règlement (UE) 2016/679, doivent figurer dans la notification du responsable du traitement, et inclure, au moins:
- 1) la nature des données à caractère personnel, y compris, si possible, les catégories et le nombre approximatif de personnes concernées par la violation et les catégories et le nombre approximatif d’enregistrements de données à caractère personnel concernés;
- 2) les conséquences probables de la violation de données à caractère personnel;
- 3) les mesures prises ou les mesures que le responsable du traitement propose de prendre pour remédier à la violation de données à caractère personnel, y compris, le cas échéant, les mesures pour en atténuer les éventuelles conséquences négatives.

Lorsque, et dans la mesure où, il n’est pas possible de fournir toutes les informations en même temps, la notification initiale contient les informations disponibles à ce moment-là et, à mesure qu’elles deviennent disponibles, des informations supplémentaires sont communiquées par la suite dans les meilleurs délais;

c) aux fins de la satisfaction, conformément à l’article 34 du règlement (UE) 2016/679, de l’obligation de communiquer dans les meilleurs délais la violation de données à caractère personnel à la personne concernée, lorsque la violation de données à caractère personnel est susceptible d’engendrer un risque élevé pour les droits et libertés des personnes physiques.

9.2. Violation de données en rapport avec des données traitées par le sous-traitant

En cas de violation de données à caractère personnel en rapport avec des données traitées par le sous-traitant, celui-ci en informe le responsable du traitement dans les meilleurs délais après en avoir pris connaissance. Cette notification contient au moins:

a) une description de la nature de la violation constatée (y compris, si possible, les catégories et le nombre approximatif de personnes concernées par la violation et d'enregistrements de données à caractère personnel concernés);
b) les coordonnées d’un point de contact auprès duquel des informations supplémentaires peuvent être obtenues au sujet de la violation de données à caractère personnel;
c) ses conséquences probables et les mesures prises ou les mesures qu’il est proposé de prendre pour remédier à la violation, y compris pour en atténuer les éventuelles conséquences négatives.

Les parties définissent à l’annexe III tous les autres éléments que le sous-traitant doit communiquer lorsqu’il prête assistance au responsable du traitement aux fins de la satisfaction des obligations incombant à ce dernier en vertu des articles 33 et 34 du règlement (UE) 2016/679.

SECTION III — Dispositions finales

Clause 10 — Non-respect des clauses et résiliation

a) Sans préjudice des dispositions du règlement (UE) 2016/679 et/ou du règlement (UE) 2018/1725, en cas de manquement du sous-traitant aux obligations qui lui incombent en vertu des présentes clauses, le responsable du traitement peut donner instruction au sous-traitant de suspendre le traitement des données à caractère personnel jusqu’à ce que ce dernier se soit conformé aux présentes clauses ou jusqu’à ce que le contrat soit résilié. Le sous-traitant informe rapidement le responsable du traitement s’il n’est pas en mesure de se conformer aux présentes clauses, pour quelque raison que ce soit.
b) Le responsable du traitement est en droit de résilier le contrat dans la mesure où il concerne le traitement de données à caractère personnel conformément aux présentes clauses si:
- 1) le traitement de données à caractère personnel par le sous-traitant a été suspendu par le responsable du traitement conformément au point a) et le respect des présentes clauses n’est pas rétabli dans un délai raisonnable et, en tout état de cause, dans un délai d’un mois à compter de la suspension;
- 2) le sous-traitant est en violation grave ou persistante des présentes clauses ou des obligations qui lui incombent en vertu du règlement (UE) 2016/679 et/ou du règlement (UE) 2018/1725;
- 3) le sous-traitant ne se conforme pas à une décision contraignante d’une juridiction compétente ou de l’autorité de contrôle compétente/des autorités de contrôle compétentes concernant les obligations qui lui incombent en vertu des présentes clauses ou du règlement (UE) 2016/679 et/ou du règlement (UE) 2018/1725.
c) Le sous-traitant est en droit de résilier le contrat dans la mesure où il concerne le traitement de données à caractère personnel en vertu des présentes clauses lorsque, après avoir informé le responsable du traitement que ses instructions enfreignent les exigences juridiques applicables conformément à la clause 7.1, point b), le responsable du traitement insiste pour que ses instructions soient suivies.
d) À la suite de la résiliation du contrat, le sous-traitant supprime, selon le choix du responsable du traitement, toutes les données à caractère personnel traitées pour le compte du responsable du traitement et certifie auprès de celui-ci qu’il a procédé à cette suppression, ou renvoie toutes les données à caractère personnel au responsable du traitement et détruit les copies existantes, à moins que le droit de l’Union ou le droit national n’impose de les conserver plus longtemps. Le sous-traitant continue de veiller à la conformité aux présentes clauses jusqu’à la suppression ou à la restitution des données.

ANNEXE I — Liste des parties

Responsable du traitement

Nom : [raison sociale du client] Adresse : [adresse] Nom, fonction et coordonnées de la personne de contact : [nom, fonction, e-mail] ; délégué à la protection des données, le cas échéant : [nom, e-mail] Signature et date d'adhésion : acceptation des CGV de Kedalia le [date], par [nom]

Sous-traitant

Nom : Charles Ilieff EI, exerçant sous le nom commercial Kedalia. La mention « EI » suit ou précède le nom sur tout document professionnel (art. R526-27 du Code de commerce). SIREN 947 521 605. Adresse : 14 rue des Frênes, 31400 Toulouse Nom, fonction et coordonnées de la personne de contact : Charles Ilieff, exploitant, contact@kedalia.com ; pas de délégué à la protection des données désigné. Signature et date d'adhésion : 13 octobre 2026, date de mise en ligne des CGV

ANNEXE II — Description du traitement

Catégories de personnes concernées dont les données à caractère personnel sont traitées

Les utilisateurs du client, dans ce qu'ils écrivent à l'assistant et dans ce qu'ils y joignent.
Les personnes dont le client range les données dans ses applications (salariés, clients, fournisseurs, visiteurs…). C'est le client qui les choisit, en décidant de ce que fait chaque application.
Les destinataires des mails envoyés par les applications du client.

Catégories de données à caractère personnel traitées

Les conversations avec l'assistant : les messages, les plans, les fichiers joints (25 Mio et 10 fichiers par message au plus), et l'adresse e-mail de leur auteur.
Le code source des applications et son historique git, avec l'identité de ceux qui y ont contribué.
Les données des bases de chaque application et les documents qui y sont déposés, dont le contenu dépend de ce que le client lui fait faire.
Les mails envoyés par les applications : leur destinataire, leur objet et leur contenu.

Données sensibles traitées (le cas échéant) et limitations ou garanties appliquées

Aucune n'est prévue. Le client ne confie aucune donnée sensible au sens de la clause 7.5 sans l'accord écrit préalable de Kedalia. Le service n'applique aucune garantie propre à ces données.

Nature du traitement

L'hébergement et le stockage (bases, dépôts de code, espaces de travail de l'assistant) ; la génération et la modification de code par un assistant d'IA à partir des demandes du client ; le déploiement des applications ; l'envoi des mails des applications et leur classement par un modèle d'IA avant l'envoi ; la sauvegarde ; l'export sur demande ; la suppression.

Finalité(s) pour laquelle (lesquelles) les données à caractère personnel sont traitées pour le compte du responsable du traitement

Fournir au client le service décrit par les CGV, et rien d'autre.

Durée du traitement

La durée du contrat, puis le temps de la suppression prévue à la clause 10 d) (voir l'annexe III, « Fin du contrat »). Pendant le contrat :

les conversations fermées sont purgées 12 mois après leur dernière activité ;
une application supprimée par le client l'est tout de suite : sa base et ses volumes, son dépôt ou sa branche, ses conversations et leurs fichiers ;
les sauvegardes conservent une copie jusqu'à 6 mois après la suppression.

Pour le traitement par les sous-traitants (ultérieurs)

Voir l'annexe IV : l'objet, la nature et la durée y figurent pour chacun.

ANNEXE III — Mesures techniques et organisationnelles

Chiffrement et transmission

Tout le trafic entre les navigateurs et Kedalia passe en HTTPS (TLS), y compris les applications, sous un certificat générique de kedalia.pro.
Les mots de passe sont hachés par bcrypt (coût 12), jamais stockés en clair.
La copie de la base d'une application, lors d'un export, transite chiffrée (AES-256) sous une clé à usage unique.

Identification et autorisation

Connexion par mot de passe (8 caractères au moins) ou par un compte Google.
Jeton de session signé, valable 31 jours ; le compte est relu à chaque requête, un compte désactivé perd donc l'accès aussitôt.
Au bout de 10 mots de passe faux en 15 minutes sur une adresse, toute connexion par mot de passe sur cette adresse attend 15 minutes, et une adresse ne reçoit pas plus de 3 liens de réinitialisation par heure.
Trois rôles (membre, administrateur d'organisation, administrateur de Kedalia), vérifiés côté serveur à chaque requête. Un membre n'agit que sur les applications de son organisation.
Palier Premium : l'administrateur de Kedalia ne voit pas les applications du client, ni leur liste, ni leurs conversations, ni leur code, sauf accord de 72 heures donné par un administrateur de l'organisation depuis Kedalia. Ce que le logiciel ne ferme pas (les espaces de travail de l'assistant, la forge, la console des conteneurs) est un engagement : Kedalia ne l'ouvre pas.

Isolement

Chaque application a sa propre base de données.
Chaque organisation a son propre conteneur système (LXC non privilégié), aux ressources plafonnées selon son palier, avec un pare-feu de sortie.
L'assistant travaille pour chaque application sous un utilisateur système distinct, dans un espace de travail fermé aux autres ; son jeton d'accès à la forge est propre au dépôt et ne vit qu'en mémoire.
Chaque livraison de code est analysée par gitleaks, qui refuse un secret commité.

Disponibilité et restauration

Sauvegarde chaque nuit sur un serveur distinct, hors des locaux d'OVH, à Toulouse ; les 3 dernières, 7 quotidiennes, 4 hebdomadaires et 6 mensuelles sont gardées ; restauration complète testée le 13 octobre 2026, en moins d'une heure.

Minimisation et conservation

Les conversations sont purgées selon le réglage de l'annexe II, fichiers joints et journaux de l'assistant compris.
Le relais des mails ne journalise que l'application, l'organisation et le résultat, pas le contenu.

Fin du contrat (clause 10 d) et portabilité

Le client exporte chaque application quand il veut : une archive avec son dépôt git complet, la copie de sa base (database.sql) et la marche à suivre pour la relancer ailleurs (docker compose up). L'archive est effacée du serveur dès qu'elle est téléchargée, ou au bout de 15 minutes.
À la fin du contrat, Kedalia supprime les applications du client, leurs conversations et leurs dépôts dans les 30 jours, puis le certifie par écrit.

Assistance au responsable du traitement (clauses 8 et 9)

Une demande de personne concernée reçue par Kedalia est transmise au client sous 5 jours ouvrés, sans y répondre.
Une violation de données est notifiée au client dans les meilleurs délais, et au plus tard 48 heures après que Kedalia en a eu connaissance, par e-mail à la personne de contact de l'annexe I.
Point de contact : contact@kedalia.com.

ANNEXE IV — Liste de sous-traitants ultérieurs

Le client autorise les sous-traitants ultérieurs ci-dessous. Kedalia l'informe de tout ajout ou remplacement trente jours à l'avance (clause 7.7, option 2), par e-mail aux administrateurs de l'organisation et sur la page Informations légales, section « Sous-traitants ».

Les logiciels que Kedalia exploite lui-même chez son hébergeur (la forge git, l'outil de déploiement, le proxy des modèles d'IA, le serveur de sauvegarde) ne sont pas des sous-traitants : ils font partie du traitement de Kedalia. Leur hébergeur, lui, en est un.

OVH SAS (France) Adresse : 2 rue Kellermann, 59100 Roubaix Description du traitement : héberge les serveurs de Kedalia, donc toutes les données de l'annexe II ; pendant toute la durée du contrat. Lieu : le centre de données de Roubaix (France).
Anthropic Ireland, Limited (Irlande), données traitées aux États-Unis Adresse : 6th Floor, South Bank House, Barrow Street, Dublin 4, D04 TR29, Irlande Description du traitement : fournit le modèle d'IA de l'assistant et du filtre des mails. Reçoit les messages, les fichiers joints et le code que l'assistant lit ou écrit, pendant chaque tour de conversation, ainsi que l'objet, le texte et les liens de chaque mail envoyé par une application. L'outil en ligne de commande de l'assistant envoie aussi à Anthropic des données de télémétrie : des événements d'usage (outils employés, durées, tailles, nombres de jetons), l'environnement technique (système, version), un identifiant de l'installation et celui de la conversation, des empreintes (hachages) du chemin et du contenu des fichiers lus, et l'extension (« txt », « ts ») des fichiers qu'une commande cite ; jamais les messages, le contenu ni le chemin des fichiers, ni les commandes (mesuré le 19 octobre 2026 sur la version 2.1.303 de l'outil). Transfert hors de l'Union : clauses contractuelles types 2021/914 de la Commission (module trois, de sous-traitant à sous-traitant), annexées au contrat de sous-traitance d'Anthropic. Kedalia n'y accède que par l'offre commerciale d'Anthropic (clé d'API).
Amazon Web Services EMEA SARL (Luxembourg) Adresse : 38 avenue John F. Kennedy, L-1855 Luxembourg Description du traitement : envoie les mails des applications (Amazon SES, région eu-west-3, Paris) : destinataire, objet, contenu, au moment de l'envoi ; les adresses en échec restent dans la liste de suppression du compte jusqu'à leur retrait.
Mistral AI (SAS, France) Adresse : 15 rue des Halles, 75001 Paris Description du traitement : pour les seules organisations qui ont choisi l'option européenne (#272), fournit à la place d'Anthropic le modèle d'IA de l'assistant et du filtre des mails, et en reçoit les mêmes données. Pour ces organisations, Anthropic ne reçoit rien, télémétrie comprise. Lieu : Union européenne.
Nebius B.V. (Pays-Bas) Adresse : Schiphol Boulevard 165, 1118 BG Schiphol, Pays-Bas Description du traitement : pour les seules organisations qui ont choisi l'option européenne (#272), fournit à la place d'Anthropic le modèle d'IA de l'assistant et du filtre des mails, et en reçoit les mêmes données. Pour ces organisations, Anthropic ne reçoit rien, télémétrie comprise. Lieu : un point d'accès dédié dans une région de l'Union (Finlande ou France), choisie par Kedalia. Les points d'accès publics de Nebius ne sont pas fixés à une région (son contrat de sous-traitance du 15 septembre 2026) : Kedalia ne les utilise pas.

Ne figurent pas ici Brevo, qui n'envoie que les mails de la console, ni Google, pour la connexion par compte Google : Kedalia en est responsable de traitement (politique de confidentialité). OVH est aussi le bureau d'enregistrement et le DNS des domaines, ce qui ne lui donne accès à aucune donnée de l'annexe II.